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プロジェクトマネージャーの方へ

プロジェクトマネージャーにとって大切な仕事はプロジェクトを管理することです。 リソース管理、タスク管理、問題・課題管理、稼働率管理、コスト管理、EVM管理など様々な管理を することでプロジェクトが円滑に進みます。
その為、プロジェクトマネージャーの管理がいかに簡単にできるかが プロジェクト管理ツールでは重要となり、BizMagicワークスではその部分を1番考慮して機能を搭載しています

プロジェクトマネージャーのための機能一覧

画像をクリックすると画像が拡大します。また、画像はスライド式に閲覧することも可能です
トップ

トップ

ユーザーが管理しているプロジェクトの状態を一覧で確認することが出来ます。進捗に遅れのあるものはガントチャートをワンクリックで開いて詳細を確認することが出来ます。
プロジェクトの通知設定によりスケジュールの遅れやコストオーバーがある場合メッセージが届きます。
プロジェクト登録

プロジェクト登録

プロジェクトの基本的な項目(顧客名、作業期間、納期、契約内容など)を登録します。
独自に管理したい項目がある場合、追加することが出来ます。
タスク登録・工数見積

タスク登録・工数見積

プロジェクトに対して、タスク(作業)の登録を行います。 タスクは分類ごとに階層的に登録できます。 タスクには見積工数、難易度、後続タスク、生産性による工数の調整など様々な設定ができます。
また、プロジェクトに適任の技能、対応可能な期間を基によりよいリソースを確保し、タスクを割りあてることができます。
更に、許容量をオーバーしないようにリソースとタスク、期間を容易に設定可能です。
リソース選択と負荷確認

リソース選択と負荷確認

プロジェクトのリソースを選択します。 スキルに応じた社員の候補を選出し、候補者の稼動状況や、スケジュールの空き状況などから判断をし、担当可能なリソースを選択することができます。
負荷確認

負荷確認

選択されたリソースのより詳細な稼動状況、作業負荷の情報を見ながら、このプロジェクトへの過大な負荷のないよう参加期間を設定できます。
作業者はロボットと違うので、この「思いやり」が大切。
タスク割り当て

タスク割り当て

リソースに確保された工数とタスクに割り当てたられた工数とを比較しながら、作業を割り当てることができます。
無理な作業割り当てをした場合、システムがアラームを出してくれますので、より現実的なリソース起用が可能です。
タスク期間設定

タスク期間設定

タスクの予定期間を設定します。リソースの稼働率、後続タスクの有無などから自動的にスケジュールを設定することが出来ます。
クリティカルパスによるラグが発生する場合にリソースの工数が足りなくなることがありますが、その場合システムがアラームを出して気づかせてくれます。
そのような複雑な要件であっても簡単にスケジュールの調整やリソースの期間調整をすることができます。
進捗管理

進捗管理

プロジェクトのタスクをガントチャートで表示します。 計画したタスクの推進計画とタスクの進行状況、タスクの遅れによる後続タスクの影響をビジュアル的に確認することが出来ます。
Excelに出力して全体像を一枚の紙に印刷することも可能です。
問題管理

問題管理

プロジェクトの問題を管理します。 プロジェクトに関する問題の管理やバグトラッキングとして利用することができます。 プロジェクトの関係者へのメッセージを自動的に通知することができます。
対応履歴が登録されますので、どのような対応を実施したのかを知ることができます。
リソース管理

リソース管理

社員のプロジェクトへの割当て状況、作業工数、就業時間をカレンダー形式で表示します。 割当て状況に応じて色が変更され社員の負荷状況をビジュアル的に確認することができます。
表示形式として割当てられているプロジェクトのバー表示、月・週毎の工数の集計を表示することができます。

こんな形でご活用ください!

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作業項目に順番、関係性を設定して、日程表を作成

タスクに番号を自動採番する際は、ここで採番のフォーマットを指定しておくとタスクを見るときもわかりやすくなります。
「オプション」から「フォーマットパターン」として作業分類の採番パターンやタスクの採番パターンを登録します。
「自動採番」で採番フォーマットに従って番号をふる事が出来ます。
「自動採番」を押すことにより、事前に設定されたパターンで番号が表示されます。
「タスク名」(作業項目)及び、「標準工数」を登録します。
テンプレートがあれば、「CSV入力」で更に簡単に登録が可能です。
個々の作業項目に関連性・順番がある場合に、関連付け(後続タスクFinish-Startの設定)をおこないます。 先行タスクバーをクリック、「後続タスクを選択」をクリック、実際に続けたいタスクバーをクリック。最後に、「選択を終了する」をクリック。
この繰り返しで関連性・順番のあるタスクを設定していきます。
最後に「自動設定」を押せば、作業の順番・関係性を考慮して日程と仮の「終了予定日」を設定することが出来ます。
ここで見えてくるものは、
 ・作業期間は最低でも23日
 ・その内、最初の2週間は設計段階
 ・後の2週間は実装段階
 ・最後の1週間はテスト段階

納期は3月31日なので、それにも間に合いそう。
さあ、あとは担当メンバーに誰を割り当てるかです!!

リソースの割り当て計画をする

プロジェクト情報の「リソース」タブにある「内部リソースを追加」からリソース選択を行います。
リソースを検索する際の条件項目を選択しながら最適な候補者を検索できます。

縦棒は忙しさのバロメーター。上流行程である設計業務には、それなりの業務経験、知識が要求される事もあり、スケジュール確保は大変。

「坂本龍馬」が適任なんだけど日程が合わず、今回は、「天翔院」、「勝海舟」を選出、日程を押えます。
下流行程である実装・テスト業務には、経験が浅いメンバーも入れてコストを抑えたい。

空き状況から見て、「徳川篤姫」「お篤」を選出、日程を押える。
今までに、52人日の作業量に対して、59人日分のリソースを押えました。
見込まれる労務費(リソース総コスト)は、
1,945,000円
あとは、作業をどう振り分けてロス、無駄な人件費の無いプロジェクトにするかです

見積もり後、作業振り分けとスケジュールの調整をする

順番・関連性のある作業タスクと作業の段階別に要求される能力を満たした人材リソースとを効率よく当てはめる必要があります。 また、安い作業に原価の高いリソースを当てはめてしまうと当然利益の損失につながります。 まるで、ルービックキューブのようでもあります。
「タスク」タブから「タスク担当者割り当て」をクリックしてタスクを担当者へ割り当てます。
押えた「リソース工数」と比較しながら人材リソースに適切な作業割当てを選択していきます。
「タスク担当者割当て」を全て設定して、「自動設定」でベストな日程作成を試みる。


16、17のタスク担当者は、お篤と徳川篤姫。 二人だけの別々の担当 タスク一覧表で状況を確認。
タスクを主体にしてスケジュールの自動設定を行ったところ、お篤は、016のタスクを1日延長して、先行タスクの終了日から4日間が必要となることがわかる。
同様に、篤姫は017のタスクに5日間の延長が必要とわかる。
各リソースの期間延長が設定出来たら、タスクの「自動設定」ボタンでタスクスケジュールの再調整を行う。
ぴったりのスケジュールでプロジェクトのスケジューリングが出来上がり。
でもやはり、納期が3月31日なので、ぴったりでは余裕がなさ過ぎる。017のタスクを篤姫とお篤の二人で行い、終了日をさらに短縮させる。
今回は更にコストを下げるのか、それとも手堅く行くのか、判断の分かれるところ

よりコストを下げるべく、再度見積もりを出す

見積もり工数に自社内設定単価「80万円」を掛けて、標準的な見積もりを算出。

「完成時予算」は2,079,700円。
見積もり予算を10%位下げての見積もり要求あり。 自社内設定単価「80万円」→「70万円」で「タスク見積単価設定」ボタンをクリックして各タスク担当者に設定されている「単価」を自動で割り当て。

「再計算」ボタンクリックで「完成時予算」は、
1,900,938円までさげられた。
これで、約10%の値下げに。
手順一覧に戻る
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